Vierzig Klärfälle sind kein Erfassungsproblem
Eine Buchhalterin hat mir letztes Jahr vorgerechnet, womit sie ihren Vormittag verbringt. Nicht mit Buchhaltung. Mit Rückfragen.
Zwei bis drei Stunden, jeden Tag, für einen Stapel Eingangsrechnungen, den sie selbst als „ganz normal" bezeichnet hat. Was mich daran beschäftigt hat, war nicht die Zahl. Es war, wie selbstverständlich sie sie genannt hat.
Der übliche Reflex an dieser Stelle lautet: Ihr braucht eine Erfassungslösung. Das Unternehmen hatte längst eine. Eine gute sogar. Die Erkennungsquote lag jenseits der fünfundneunzig Prozent — Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Beträge, Positionen, alles sauber ausgelesen. Trotzdem: zwei bis drei Stunden.
Die Erkennung ist gelöst. Das Danach nicht.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Gespräche über Rechnungseingang schiefgehen. Sie drehen sich um Erkennungsraten, weil sich Erkennungsraten gut messen lassen. Aber die Erkennung ist seit Jahren keine offene Frage mehr. Was ein Beleg enthält, wissen wir. Was mit ihm passieren soll, wissen wir nicht — und das ist eine völlig andere Art von Problem.
Ich habe angefangen mitzuschreiben. Nicht die Fehler der Erkennung, sondern die Gründe, aus denen eine erkannte Rechnung trotzdem auf einem Schreibtisch landet. Über vierzig wiederkehrende Themen sind zusammengekommen, bei einem einzigen Kunden. Keine Exoten. Der Alltag:
Wer diese Liste liest, sieht sofort das Muster: Keines dieser Themen lässt sich am Beleg entscheiden. Man braucht die Bestellung, den Wareneingang, die Preisstaffel, den Kreditorenstamm, die Toleranzregeln des Unternehmens. All das liegt nicht in der Erfassungslösung. Es liegt in Dynamics 365.
Die Erfassung weiß, was auf dem Papier steht. Nur das ERP weiß, ob es stimmt.
Deshalb sitze ich auf der anderen Seite
Genau deshalb bauen wir keine Erfassung. Es gibt exzellente Lösungen dafür, und wir treten nicht gegen sie an. Wir sind der Client in Dynamics 365 — die Seite, die den erkannten Beleg entgegennimmt und ihn dorthin bringt, wo er hingehört.
Das klingt nach einer kleinen Rolle. Ist es nicht. An dieser Nahtstelle entscheidet sich, ob ein Beleg jemanden beschäftigt oder nicht. Die Übergabe per API ist in zwei Tagen gebaut. Die Frage, was mit einer Rechnung geschieht, deren Preis um 1,80 Euro abweicht, beschäftigt ein Unternehmen über Monate — weil die Antwort davon abhängt, wer der Lieferant ist, wie hoch der Betrag ist und wer im Zweifel unterschreibt.
Vier Einstiegspunkte, nicht einer
Wir unterstützen vier Wege in Dynamics 365 hinein. Das ist keine Featureliste, sondern eine Beobachtung aus dreißig Jahren: Unternehmen buchen unterschiedlich, und sie haben gute Gründe dafür.
Ein Rechnungseingang, der nur einen dieser Wege kennt, zwingt das Unternehmen, seine Prozesse dem Werkzeug anzupassen. Das ist der falsche Weg herum.
Wohin das führen soll
Das Ziel ist nicht, die Erkennung um weitere zwei Prozentpunkte zu verbessern. Das Ziel ist, dass neun von zehn Rechnungen keinen Menschen mehr sehen — weil die Klärfälle vorher entschieden werden: gegen die Bestellung, gegen den Wareneingang, gegen hinterlegte Toleranzen, gegen die Regeln, die das Unternehmen ohnehin schon hat. Bisher liegen sie im Kopf der Buchhalterin.
Nicht weil die Maschine klüger wird, sondern weil sie endlich Zugriff auf das Wissen hat, das nebenan im ERP liegt.
Fertig ist das nicht. Es ist das Projekt, an dem ich gerade sitze, und ich schreibe hier eher aus der Werkstatt als aus dem Prospekt. Was mich am meisten interessiert, ist die Liste: Ich bin bei über vierzig Themen — und ich bin ziemlich sicher, dass jedes Unternehmen zwei oder drei kennt, die bei mir noch fehlen. Wenn Sie eines haben, schreiben Sie mir. Genau daraus wird das Regelwerk.
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